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2016年4月28日 星期四

7個過時email用字,一次告訴你

Jane的部門來了新同事,這同事的英文看似專業,寫的email既長又多,Jane以為她的美國老闆以後一定會更願意和新同事溝通,因為其他人英文沒那麼好。
但事實相反,老闆很少寫email給這位新同事,Jane後來才聽說,原來老闆說這樣的溝通太"long-winded"、"old-fashioned"。意思是太囉唆,沒完沒了,而且老派。
英語國家七O年代開始提倡簡單英語(plain English),大刀闊斧刪掉文謅謅的、打官腔的字眼。至於哪些表達會讓人覺得囉唆又老派,來看一個例子:

As per our previous conversation, I am writing to follow up on our earlier decision on the marketing campaign in Q2. Attached herewith please find the revised proposal for your perusal.
(就先前我們談過的,我寫信來是要追蹤我們先前對於第二季行銷活動的決定。附件是修正後的計劃書,請提供您寶貴意見。)


一句一句分解這段email,看看問題在哪裡:

1.As per our previous conversation(就先前我們的談話.....)
這個用法20幾年前很流行,很多每封Email的開頭都是"as per",但時下商業溝通講求精簡,這樣說顯得老套,而且previous很多餘,直接用As we discussed/As discussed就好。
As per your request ...=> As you requested
As per our agreement ...=> As we agreed
As per your instructions ...=> As you instructed

2.Attached please find......(附件是…)
以前人們依賴紙本信件溝通,"Enclosed please find…"也曾經風行一時。但年輕一輩發現,根本沒有任何東西要"find",這麼寫看起來像律師函,沒道理。還有人會用"please see attached",這也不自然。現在大家更愛用"I’m attaching"、"I've attached",或直接用"Attached is…"。
Attached please find the following receipt. =>Attached is the receipt.(附上收據)

3.Herewith(隨函)
Herewith、hereby、herein這些都很拗口,雖然有些文化悠久的商號還改不了口,但直接用here更簡要。
attached herewith=> attached is、here is


4.Perusal(仔細研究)
這個字少見少用,但還真有一位在外商銀行工作的學生寫信就用了這個字,他說在網路學到就用了,這個字改成review更自然。以精簡原則修改,原來長長一串的email只要一句話:
As discussed, here is the revised marketing campaign for Q2 for your review.

還有以下這些email用語,也已經過時,請用更精準的表達取代它們吧!
5."Please be advised ..."(我們要通知你...)
聽起來太像官樣,像銀行寄信告訴你,貸款到期的那種信,直接去掉即可。
Please be advised that the check is overdue.=>The check is overdue.

6.Please do not hesitate to contact me.(請隨時聯絡我)
這句話已經用了半世紀之後,已經成了沒有意義的陳腔濫調,說了等於沒說。改成"please call me."這類更直接有力的訴求。

7.at your earliest convenience(最近方便的時間)
太客氣會給人虛偽感,既然要earliest,就建議一個時間,例如"by next week"。
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