2016年1月18日 星期一

好好運用行事曆,讓想做的事情都一一完成吧!!!

2016年剛開始沒多久,我想大家應該想了一大堆想要實現的清單!但是大家有沒有想過要怎麼才能讓我們想要做的事都能一一達標完成?!
我想在這個時候行事曆就能幫我們一把了~~
以下為大家分享一下要怎麼好好利用行事曆,讓我們想做的事都達標吧!!
行事曆早點這樣記,就能提前幾年成功了!
行事曆除了拿來做行程安排與時間規劃,很多人也會在旁邊空白處順手寫下年度目標、工作內容、應帶物品等注意事項,別小看這少少幾個字的筆記,資訊完整與否,往往是工作者表現優秀與平凡的關鍵點。

1.工作排程第一步:確立目標

回想求學時代,你是否曾經設定這樣的目標:「要進入XX大學,聯考必須有XXX分,數學要考AA分以上、英文要考BB分以上……」
《弘兼憲史教你活用記事本》一書指出,學生時代學到的know-How,沒道理工作以後就不能用,先確立自己想要達成的「主目標」(例如「成為銷售業績第一的業務員」),然後以樹枝狀展開,將主目標分解成數個階段性目標,就能具體看見自己從現在起該做什麼,並以此安排行事曆。

2.用倒推法擬定計畫:從終點開始反推算

「綿密的安排是達成目標的關鍵,」弘兼憲史表示,要達成目標,確認「在哪個時刻前要做到哪些事」十分重要。他建議以「倒推法」來做規畫,先計算出下一個階段目標距離現在大約還有多少時間,據以擬定出詳細的「年度計畫」「單月計畫」「單周計畫」和「單日計畫」,並逐一填進行事曆中。

3.在顯眼處寫下「一年的目標」

「思考年度計畫」是年度目標最終能否達成的先決要件,弘兼憲史建議的做法是,將年度目標從大到小、一項一項寫在年度行事曆上方明顯處,或是隨身筆記本的第一頁,內容包括工作、家庭、興趣等各種年度目標,而且務必寫得詳實。

4.年行事曆:記下主要活動,把握全體樣貌

有了年度目標之後,接著還應在一年之初,在行事曆填上已知工作日程、重要企畫或私人活動,並用「←→」標示出哪些時段已被填滿,哪些仍屬空閒,如此就能概算出自己有多少時間完成各項目標,甚至粗略計算出相關花費。弘兼強調,「以長期視野清楚掌握整體樣貌」是年行事曆最重要的功能。

5.使用記號與色筆,標記「重大事項」

每月開始時,應回頭檢視年度目標,將當月待辦事項填入月行事曆,並在空白處醒目地標示。弘兼建議,可以螢光筆或紅筆,將重大預定事項特別標示出來,或是將公事和私事用不同顏色做區分,務必做到「易於辨識」。

6.切割版面,讓工作規畫更合理完善

在行事曆上區分出「上午和下午」「公事和私事」等空間,也是弘兼憲史推薦的做法,有助於釐清當日預定要做的事,是否比重失衡?例如,某天下午時段,陸續被填入6項企畫案完成日,顯然難以達成,這時就必須及早重新安排工作。

7.醒目標示非預期、不確定事項

訂完年度目標和當月目標之後,「本周目標」也必須寫在行事曆上的醒目位置,做為提醒。
弘兼提醒,除了明確填入出預定的內容、正確的時間、場所、對象及電話等基本資料之外,也要格外留意和特別標示出「不是自己的預定事項」(例如「周二~周五上司出差」)和「未確定的預定事項」(例如「周三下午總部主管可能會來」)這兩種資訊,因為它們往往會對行動安排產生重大影響,甚至打亂原訂計畫。

8.制訂檢核表,避免遺忘與拖延

碰到「沒有非在某個時間點執行」的工作(例如去郵局劃撥雜誌續訂費),應將此類事項列在每日行事曆上方,並畫上檢核表做為提醒,否則很容易一忙就忘了。

9.使用便利貼,擴充版面空間

如果因為行事曆版面空間較小,不夠寫上眾多待辦事項時,可用小張便利貼貼在行事曆上,以創造額外空間、發揮提醒作用,還可在當日未能完成之際,直接將便利貼移到其他時段。