2015年11月20日 星期五

24小時不夠用?!快來學會時間管理4秘訣!!

一天只有24小時,但我們要做的工作實在太多。我想每個人都會期望每天能多幾個小時用,不管是學生、上班一族還有家庭主婦。希望自己可以有多一點的時間去趕功課;希望自己有多一點的時間去趕業務;希望自己有多一點的時間去完成家務;希望能夠有多一點的時間去陪家人。
可是我們每一天擁有的時間是有限的,不多不少,只有24小時。其實正確來講,我們大概只有10多個小時能用。因為我們要休息才能有能量去面對明天的挑戰。
那麼,我們應該怎麼好好利用剩下來的10幾個小時呢?!
以下為大家帶來的文章應該能夠給大家很大的幫助,雖然文章都是以業務員為對象,但是我覺得其實每個人都應該懂的時間的分配方法,所以大家要細心閱讀啊!!
善用兩分鐘法則!超級業務員的時間管理4秘訣



























圖片來源 : Wil Stewart
每位業務都希望自己每天有不只24個小時可以利用。可能是為了有時間關心客戶,以取得好業績;或是有時間自我進修,以提升自我能力,或是希望能夠多一點時間能夠陪伴家人,以取得工作與生活的平衡。

但上天對每一個人都只賦予一天24個小時。也因此,為了達成更關心客戶、自我進修,或是花更多時間在陪伴以及照顧家人的目標,如何減少時間上的浪費以及增加生產力,就變得相當的重要。 FE International共同創辦人Thomas Smale在《Entrepreneur》雜誌網站上提出四項減少時間浪費以及增加生產力的方式,讓業務員能在有限時間下,不但能取得夠更好的業績,也能多一點時間和家人相處:

1.使用Facebook興趣清單

 

使用興趣清單,有助於業務更有效率地使用社群媒體,不但保持和客戶緊密的聯繫,也能夠花更短的時間自我進修。

對於業務來說,若能夠多了解客戶的近況,有助於和客戶保持緊密的聯繫,也因此使用社群媒體是有必要的。但大家會抱怨在社群媒體上花太多時間的問題,在於常常在使用社群媒體的時候,花太多時間在觀察不熟的人或是沒有意義的資訊。

也因此,必須改變使用社群媒體的使用方式。以Facebook為例,透過建立興趣清單的方式,把不同人或是粉絲專頁的動態分開,讓使用Facebook的時候,可以更有效率。像是建立一個興趣清單是「客戶」,可以把所有客戶的資訊都彙整在上面,這樣可以更容易的了解客戶的近況。

興趣清單同時可以被使用在學習上,透過建立「學習」或是「自我進修」等興趣清單,把自己覺得有興趣的人物或是粉絲專頁加至興趣清單中,在想要閱讀一些知識性文章時,可以避免花額外的時間在看朋友的動態上,對於學習會更有效率。

2.每週保持一天空閒

 

每多花一點時間在客戶身上,成交的機率就多一分。也因此,業務幾乎花所有的工作時間在客戶身上,甚至連假日也都花心思在要怎麼關心客戶。

但,這可能並不是最有效率的方式。因為花太多時間在客戶身上,會沒有時間陪伴家人,或是好好休息充電讓自己狀態更好,這樣不但造成家庭生活的匱乏,也因為沒有時間讓自己變得更好,所以沒有辦法提供客戶更專業的服務。

試著每個星期空出一天給自己,也給家人。雖然看似喪失了和客戶接觸的時間,但保有正常的家庭生活以及持續自我進修,能夠讓業務在面對客戶時,可以得到更好的成果。

3.睡前規劃出明天的工作清單與行程



在每天睡前,花10-15分鐘整理待辦清單並規劃明天行程,有助於業務更妥善地分配時間,並減少因為時間分配不當而產生的錯誤發生。

對於業務而言,每天都有相當多的待辦事項等著被完成,但卻很少有人事前規劃待辦事項的完成順序,以及隔天的時間安排,也因此常常發生因為花太多時間在完成瑣碎的任務,卻沒有時間完成更重要的事情上面。

透過事前規劃行程,計算每個工作所需花費的時間,並排定完成工作的優先順序,可以用更有效率的方式完成每天的任務。

4.運用兩分鐘法則

 

知名作家以及時間管理顧問David Allen所提出的兩分鐘法則:「當完成一樣工作所需花費的時間小於兩分鐘時,就不要拖延馬上完成它。」對於業務來說,能夠大幅減少時間上的消耗,以及提升工作效率。

舉例來說,在知道客戶今天生日的時候,業務可能會為了能夠獻上最棒的祝福,所以把「和客戶說生日快樂」記在待辦事項上。但一忙起來就忘記這件事了,等到過了很多天以後才發現,而那已經來不及了,已經喪失透過向客戶獻上祝福,拉近彼此距離的機會。

回訊息也是一件常常被拖延的事。面對客戶的訊息時,業務常常會希望等到能夠妥善解決的時候再回覆客戶,但客戶需要的很多時候的是即時性的回應,即使只是回「現在有點不方便,但我會盡快處理」這樣也能讓客戶知道他的問題會得到處理。

在面對短時間就能完成的工作,不要拖延馬上去做,可以避免之後忘記而需花更多時間彌補的狀況發生。